Bab 1
Pendahuluan
1.1 Latar belakang
Buku Merupakan pokok yang paling utama dalam dunia pendidikan, selain di Istilahkan sebagai jendela dunia, buku juga menjadi guru kedua bagi para kaum terpelajar. Kegiatan membaca setiap hari menjadikan buku itu sebagai sesuatu hal yang sangat penting.
Namun, buku yang kita ingin itu terkadang sulit di peroleh. Maka dibentuk-lah sebuah perpustakaan yang mengkoleksi berbagai macam buku-buku tersebut. Salah satunya Perpustakaan Perguruan Tinggi Raharja. Di mana para Mahasiswa-Nya, Memang memerlukan sekali buku sebagai pendukung belajar.
1.2 Perumusan Masalah
Bedasarkan latar belakang yang telah di jelaskan di atas maka di dapat rumusan masalah sebagai berikut :
a. Apa keunggulan yang terdapat di perpustakaan perguruan tinggi raharja?
b. Dan, apa yang menjadi kekuranganya?
1.3 Tujuan
Dalam laporan ini, kami mencoba mengemukakan beberapa tujuan :
a. Menganalisa Sistem Informasi prosedur keanggotaan Perpustakaan di perguruan tinggi raharja.
b. Sistem Informasi Prosedur Upload CD Program TA/Skripsi Mahasiswa
1.4 Manfaat
Adapun manfaat yang diharapkan dari lapoan ini yaitu sebagai berikut :
Hasil informasi ini dapat menambah pengetahuan, tentang Perpustakaan di perguruan tinggi raharja
1.5 Ruang Lingkup
Agar dalam sistem informasi perpustakaan PT raharja dapat menghasilkan informasi yang terarah dan sejalan, maka pembahasanya di batasi pada
Aturan menjadi anggota, peminjaman buku maupun koleksi perpustakaan dan partisipasi dalam donatur buku perpustakaan
1.6 Metode laporan
Untuk mendapatkan data yang di perlukan, maka kami menggunakan beberapa metode yang di gunakan sebagai berikut :
a. Metode Media Internet
Merupakan suatu metode yang diperoleh dengan mengunakan Fasilitas internet, dengan mengunakan URL Perguruan tinggi raharja.
b. Metode Observasi
Merupakan suatu metode yang data secara langusung pada objek tersebut.
1.7 Sistematika Penulisan
Penulisan Laporan Sistem Informasi Pada Perguruan Tinggi Raharja dikelompokan menjadi sub-sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :
Bab I Pendahuluan
Berisi Tentang latar Belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, ruang lingkup, metode serta sistemmatika penulisan
Bab II Pembahasan
Pada pembahasanya membahas, tentang sejarah dan bentuk organisasi, serta informasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Raharja
Bab III Penutup
Berisi Tentang Kesimpulan dan saran, yang dapat diberikan dari informasi yang di berikan tersebut
Bab I I
Pembahasan
2.1 Analisa Organisasi
2.1.1 Gambaran umum perguruan tinggi raharja
Pada saat ini perguruan tinggi Raharja terdiri dari dua institusi pendidikan antara lain AMIK Raharja Informatika dan STMIK Raharja. Adapun Sejarah berdirinya Perguruan Tinggi Raharja diawali oleh sebuah lembaga kursus komputer, yang diresmikan pada tanggal 03 Januari 1994 dengan nama Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Komputer (LPPK) Raharja oleh Walikota Tangerang, Drs. Djakaria Machmud. Pada waktu itu, lembaga inilah yang mempelopori penggunaan operating system Windows dan aplikasinya di wilayah Tangerang dan sekitarnya, hal tersebut mendapat respon positif dan jumlah peminatnya pun meningkat pesat seiring dengan kerjasama yang dilakukan oleh lembaga ini dengan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas yang ada di Tangerang.
Pada tanggal 24 Maret 1999, karena banyaknya peminat dan pesatnya pertumbuhan, berkembang menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Raharja Informatika. Diresmikan melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 56/D/O/1999, dengan menyelenggarakan jurusan Manajemen Informatika
Pada Tahun 2000, AMIK Raharja Informatika menambah jurusan Teknik Informatika (TI) dan Komputerisasi Akuntansi (KA). Pada tanggal 02 Februari 2000 berdasarkan Surat Keputusan Koordinator Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah IV Nomor : 3024/004/KL/1999, AMIK Raharja Informatika secara resmi menyelenggarakan program Diploma I (DI) dengan memberikan gelar Ahli Pratama, Program Diploma II (DII) dengan memberikan gelar Ahli Muda dan Diploma III (DIII) dengan memberikan gelar Ahli Madya, kepada lulusannya
Kepercayaan dan dorongan dari berbagai pihak kepada Yayasan Nirwana Nusantara, sebagai penyelenggara pendidikan untuk segera meningkatkan status dan mutu prestasi kualitas lulusannya. Hingga terwujudlah Sekolah Tinggi Manajemen & Ilmu Komputer (STMIK) Raharja, melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 74/D/O/2001, tanggal 13 Juli 2001. STMIK Raharja menjadi perguruan tinggi komputer yang memiliki program studi terlengkap di propinsi Banten, dan telah diakui pengalamannya dalam menyelenggarakan sistem pendidikan teknologi informasi dan komputer. Perkembangannya pun tidak berhenti sampai disini, AMIK Raharja Informatika mendapatkan status akreditasi-B untuk jurusan Manajemen Informatika berdasarkan Surat Keputusan Badan Akreditasi Nasional-Perguruan Tinggi (BAN-PT) Nomor: 003/BAN-PT/AK-1/DPL/III/IV/2002 pada tanggal 05 April 2002.
2.1.2 Visi dan Misi perguruan tinggi rahrja.
Visi
Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja berorientasi ke depan yang lebih baik dan sudah cukup realitas untuk dapat dicapai serta konsisten dengan perkembangan sejarah, budaya dan nilai-nilai pendidikan tinggi. Perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan telah membawa perubahan dalam paradigma perguruan tinggi. Sejalan dengan perkembangan Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja selama lebih kurang 5 (lima) tahun, dan melihat peluang dan tantangan institusional pada masa yang akan datang visi Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja. "Menuju Perguruan Tinggi unggulan pada tahun 2010 yang menghasilkan lulusan kompeten di bidang Sistem Informasi, Teknik Informatika dan Sistem Komputer serta memiliki daya saing yang tinggi dalam era globalisasi"
Misi
1. Menyelenggarakan pendidikan komputer (Sistem Informasi, Teknik Informatika dan Sistem Komputer) yang menghasilkan lulusan bermoral, terampil, dan kreatif serta memiliki daya saing tinggi di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi informasi.
2. Menyelenggarakan program-program penelitian dan pengembangan guna menghasilkan keterkaitan dan relevansi seluruh kegiatan akademis dengan kebutuhan pembangunan sosial-ekonomi dan industri Indonesia, serta mengantisipasi semakin maraknya globalisasi kehidupan masyarakat.
3. Melaksanakan dan mengembangkan program-program pengabdian kepada masyarakat melalui inovasi dibidang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang bermanfaat bagi kemajuan bangsa Indonesia, khususnya ilmu pengetahuan dan teknologi informasi.
2.2 Sistem pelayanaan Perpustakaan
DEFINISI :
1. Anggota Perpustakaan adalah Pribadi Raharja yang terdaftar keanggotaannya pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Raharja
2. Pembaca adalah Pribadi Raharja atau masyarakat umum yang mempergunakan fasilitas Perpustakaan
3. untuk memperoleh referensi tentang bahan bacaan Peminjam adalah mereka yang terdaftar dalam keanggotaan Perpustakaan Perguruan Tinggi Raharja
Adapun prosedur yang berjalan di perpustakaan Perguruan Tinggi Raharja adalah sebagai Berikut :
2.2.1 Prosedur keanggotaan Perpustakaan di PT raharja
1. Peroses Pendaftaran anggota
Mahasiswa mendapatkan formulir kartu anggota dan petugas, kemudian formulir tersebut di isi lalu di serahkan kembali kepada petugas beserta uang pendaftaran dan foto ukuran 3x4 berwarna sebanyak 2 lembar. Petugas akan mencatat data diri mahasiswa ke file data anggota yang kemudian akan di cetak dan diberikan kepada mahasisawa dalam waktu 1-2 minggu.
A. TUJUAN
Untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa terhadap fasilitas peminjaman buku perpustakaan
Untuk menjamin bahwa proses pelayanan dan peminjaman buku berjalan dengan tertib dan teratur memenuhi aturan persyaratan yang ditentukan
2. Peminjaman Buku
Mahasiswa menyerahkan kartu anggota kepada petugas dan daftar penggunjung yang kemudian akan dikumpulkan menjadi arsip pengunjung. Petugas akan mencetak kartu anggota, mencatat data peminjaman ke log book. Dan file data. Perpustakaan kemudian mengecek data yang akan di pinjam. Jika buku akan dipinjam ditemukan, maka petugas akan memberikan buku tersebut kepada mahasiswa beserta lembaran pengembalian. akan tetapi, sebelumya petugas akan terlebih dahulu mencatat nama peminjam dan tanggal pinjaman pada kartu katalog yang terdapat di dalam buku tersebut
3. Pengembalian Buku
Mahasiswa mengembalikan buku beserta lembar pengambilan yang kemudian di cek oleh petugas perpustakaan, jika lewat dari batas waktu yang ditentukan maka mahasiswa harus membayar denda. Jika mahasisawa ingin memperpanjang waktu pinjaman maka cukup mencatat kembali tanggal pinjaman pada kartu katalog.
4. Penambahan Buku baru
Petugas menerima buku baru dari donatur kemudian diberi kode buku dan mencatat dalam file data buku perpustakaan. Petugas memberikan tanda terima kepada donatur, menginput data buku ke dalam file data buku mengupdate kembali data buku.
2.2.2 Prosedur Upload CD Program TA/Skripsi Mahasiswa
1. Mahasiswa TA/Skripsi mengumpilkan Hardcover TA/Skripsi beserta CD program kepada petugas RPU
2. Setelah diperiksa kelengkapan TA/Skripsi Hardcover beserta CD program diberikan kepada Direktur dan Presiden Direktur untuk ditanda tangani.
3. Selanjutnya setelah Hardcover ditanda tangani, petugas RPU akan memberikan Hardcover kepada petugas perpustakaan sedangkan CD program akan diberikan kepada bagian teknik untuk diperiksa.
4. CD program tersebut setelah diperiksa oleh petugas teknik kemudian diserahkan kepada petugas perpustakaan untuk di upload ke dalam website perpustakaan.
5. Petugas perpustakaan kemudian meng-upload CD program TA/Skripsi kedalam website perpustakaan.
Setelah meng-upload petugas perpustakaan akan melaporkan kepada Asisten Direktur Operasi untuk selanjutnya menginformasikan kepada seluruh staff melalui email.
2.2.3 Prosedur Penanganan Peminjam Bermasalah
1. Satu bulan sebelum Ujian Akhir Semester diadakan petugas perpustakaan akan memeriksa nama-nama peminjam buku perpustakaan
2. Apabila ada peminjam buku yang sudah melebihi batas waktu pinjaman >2 bulan akan dicatat NAMA, NIM dan JUDUL BUKU yang di pinjam oleh petugas perpustakaan
3. Selanjutnya petugas perpustakaan akan meminta data-data nama peminjam tersebut kepada RPU untuk dilakukan penelponan
4. Setelah petugas perpustakaan mendapatkan data nomor telpon peminjam tersebut maka selanjutnya petugas perpustakaan akan meminta bantuan kepada operator untuk melakukan penelponan
5. Nama-nama peminjam tersebut akan dilaporkan kepada Direktur beserta laporan penelponan yang sebelumnya diketahui terlebih dahulu oleh Asisten Direktur bidang operasi untuk diajukan agar tidak dapat mengikuti ujian akhir semester sebelum buku-buku yang dipinjamkan tersebut dikembalikan.
6. Setelah mendapatkan disposisi dari Direktur nama-nama peminjam bermasalah tersebut akan ditempel di mading setiap lantai dan diketahui oleh seluruh kepala jurusan.
7. Peminjam bermasalah akan membayar denda keterlambatan pengembalian buku kepada kasir yang jumlahnya sudah ditentukan berdasarkan disposisi dari Direktur.
8. Setelah peminjam tersebut membayar denda, bukti pembayaran diserahkan kepada petugas perpustakaan beserta buku yang dipinjam.
9. Selanjutnya petugas perpustakaan akan memeriksa buku yang dikembalikan dengan bukti pembayaran dari kasir.
10. Setelah petugas perpustakaan memeriksa buku yang dikembalikan, petugas meminta tanda tangan peminjam di buku besar peminjaman sebagai bukti bahwa buku yang dipinjamkan sudah kembali.
Selanjutnya petugas akan mengembalikan kartu perpustakaan dan mencoret nama mahasiswa tersebut dari daftar peminjam bermasalah yang ada di mading tiap lantai untuk kemudian memberikan kartu ujian yang bersangkutan
Bab III
Penutup
3.1 Kesimpulan
Setelah melakukan Observasi Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Raharja, maka terdapat beberapa kesimpulan sebagai berikut :
a) Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi Raharja, bermacam-macam, antara lain berbentuk text,video atau gabungan dari keduanya.
b) Perpustakaan perguruan Tinggi Raharja, Memberi Kemudahan Bagi Para Pengunjungya Untuk membaca dan Meminjam Buku yang tedapa di dalam Perpustakaan tersebut.
3.2 Saran
Setelah melakukan analisa Sistem Informasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Raharja, Maka Terdapat Beberapa saran yang dapat di jadikan untuk meningkatkan mutu dan pelayanan, yaitu sebagai berikut :
a. Dibutuhkanya Pustakawan yang mengerti tentang dunia perpustakaan sehingga pengelolaan informasi yang di sajikan tepat pada tempatnya.
b. Adanya Penambahan pada ketersediaan buku yang memang minim jumlahnya.
dapat di download clik here
Minggu, 27 Desember 2009
Jumat, 25 Desember 2009
Konsep Dasar Sistem Informasi - Definisi Sistem Informasi
Sesungguhnya yang dimaksud sistem informasi tidak harus melibatkan komputer, sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (computer based information system atau CBIS), tetapi dalam prakteknya sistem informasi lebih sering dikait-kaitkan dengan komputer. Berikut beragam definisi sistem informasi :
1. Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)
Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
2. Bodnar dan HopWood (1993)
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
3. Alter (1992)
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.
1. Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)
Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
2. Bodnar dan HopWood (1993)
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
3. Alter (1992)
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.
ANALISIS SISTEM INFORMASI
Analisis dan rancangan sistem informasi merupakan bagian atau tahapan pengembangan sistem. Tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi berhubungan dengan yang lain untuk membentuk suatu siklus.
Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang sangat penting karena kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Tata Sutabri, 2004: 88).
Menurut Abdul Kadir (2003: 38) analisis sistem mencakup analisis kelayakan dan analisis kebutuhan yaitu :
1. Analisis kelayakan
Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Analisis kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat tercapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada permasalahan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling. Lima macam kelayakan dalam merancang sistem informasi yaitu kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan operasi, kelayakan hukum dan kelayakan jadwal.
2. Analisis kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan proses untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang pengolahan data yaitu jumlah data yang harus diproses, waktu pengolahan saat data siap diproses sampai informasi yang dihasilkan. Spesifikasi ini digunakan untuk membuat kesepakatan dalam pengembangan sistem.
Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang sangat penting karena kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Tata Sutabri, 2004: 88).
Menurut Abdul Kadir (2003: 38) analisis sistem mencakup analisis kelayakan dan analisis kebutuhan yaitu :
1. Analisis kelayakan
Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Analisis kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat tercapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada permasalahan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling. Lima macam kelayakan dalam merancang sistem informasi yaitu kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan operasi, kelayakan hukum dan kelayakan jadwal.
2. Analisis kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan proses untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang pengolahan data yaitu jumlah data yang harus diproses, waktu pengolahan saat data siap diproses sampai informasi yang dihasilkan. Spesifikasi ini digunakan untuk membuat kesepakatan dalam pengembangan sistem.
ANALISIS SISTEM INFORMASI
1. SISTEM
• Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu. (“SIM : Raymond McLeod. Jr, 18 “)
• Sistem adalah kumpulan manusia, mesin dan metode yang terorganisir untuk memenuhi berbagai fungsi yang spesifik. (“American National Standards Committee/ANSC”)
• Sistem adalah kumpulan subsistem-subsistem yang saling terkait satu sama lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. INFORMASI
Sebelum membahas informasi terlebih dahulu kita harus mengerti tentang pengertian data.
• Data adalah Fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. (“SIM :Raymond McLeod.Jr, 18”)
• Data adalah kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kualitas, tindakan, benda dan sebagainya (“SIM: Gordon B. Davis, 29 “)
• Informasi adalah Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (“SIM : Gordon B. Davis, 28”)
• Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. (“SIM : Raymond McLeod, 18”)
3. ANALISA SISTEM
Analisis adalah proses pendefinisian kebutuhan untuk memperoleh sebuah pemecahan suatu masalah. Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya dengan tujuan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannnya.
Untuk mendapatkan hasil yang baik dalam merancang suatu sistem, maka diperlukan terlebih dahulu adanya sistem informasi tentang sistem yang sedang berjalan, meliputi deskripsi prosedur dan analisa dokumen yang digunakan.
Beberapa alasan perlunya menganalisa sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
a. Sistem yang sedang berjalan akan dijadikan dasar untuk perancangan sistem baru atau yang akan dikembangkan.
b. Untuk bahan pertimbangan dalam perancangan sistem yang baru.
c. Sistem yang sedang berjalan bisa dijadikan bahan acuan untuk menentukan karakteristik sistem yang baru.
Analisa sistem merupakan dasar pelaksanaan perancangan sistem, kesalahan yang dilakukan pada tahap analisis sistem merupakan awal kehancuran dari seluruh sistem yang dibangun
4. Diagram Alir Dokumen
Meliputi bahasan-bahasan tentang pengertian Diagram Alir Dokumen, simbol-simbol Diagram Alir Dokumen, penerapan Diagram Alir Dokumen dan evaluasi sistem menggunakan SWOT analysis.
• Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu. (“SIM : Raymond McLeod. Jr, 18 “)
• Sistem adalah kumpulan manusia, mesin dan metode yang terorganisir untuk memenuhi berbagai fungsi yang spesifik. (“American National Standards Committee/ANSC”)
• Sistem adalah kumpulan subsistem-subsistem yang saling terkait satu sama lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. INFORMASI
Sebelum membahas informasi terlebih dahulu kita harus mengerti tentang pengertian data.
• Data adalah Fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. (“SIM :Raymond McLeod.Jr, 18”)
• Data adalah kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kualitas, tindakan, benda dan sebagainya (“SIM: Gordon B. Davis, 29 “)
• Informasi adalah Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (“SIM : Gordon B. Davis, 28”)
• Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. (“SIM : Raymond McLeod, 18”)
3. ANALISA SISTEM
Analisis adalah proses pendefinisian kebutuhan untuk memperoleh sebuah pemecahan suatu masalah. Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya dengan tujuan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannnya.
Untuk mendapatkan hasil yang baik dalam merancang suatu sistem, maka diperlukan terlebih dahulu adanya sistem informasi tentang sistem yang sedang berjalan, meliputi deskripsi prosedur dan analisa dokumen yang digunakan.
Beberapa alasan perlunya menganalisa sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
a. Sistem yang sedang berjalan akan dijadikan dasar untuk perancangan sistem baru atau yang akan dikembangkan.
b. Untuk bahan pertimbangan dalam perancangan sistem yang baru.
c. Sistem yang sedang berjalan bisa dijadikan bahan acuan untuk menentukan karakteristik sistem yang baru.
Analisa sistem merupakan dasar pelaksanaan perancangan sistem, kesalahan yang dilakukan pada tahap analisis sistem merupakan awal kehancuran dari seluruh sistem yang dibangun
4. Diagram Alir Dokumen
Meliputi bahasan-bahasan tentang pengertian Diagram Alir Dokumen, simbol-simbol Diagram Alir Dokumen, penerapan Diagram Alir Dokumen dan evaluasi sistem menggunakan SWOT analysis.
KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).
Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik".
(Contoh : Sistem Komputer).
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia
(Human Made System)
Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak
dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).
Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan
melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin".
(Contoh : Sistem Informasi).
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu
(Probabilistic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan
pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer
melalui program).
Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya
(kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada
hanyalah relatively closed system.
Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga
harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).
Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik".
(Contoh : Sistem Komputer).
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia
(Human Made System)
Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak
dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).
Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan
melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin".
(Contoh : Sistem Informasi).
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu
(Probabilistic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan
pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer
melalui program).
Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya
(kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada
hanyalah relatively closed system.
Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga
harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
mempunyai :
a. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa
subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki
fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.
Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,
sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,
kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk
mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat
beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program
adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan
data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan
adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang
jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-
laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak
akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan
yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah
landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan
pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang
rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian
transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai
fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem,
untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat
input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan dalam menganalisis sistem :
1. Definisikan masalahnya.
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah
mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output
kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.
2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang
lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit
untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang
dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan
mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman
tentang sistem.
a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan
lingkungan?
c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir
serta apa rumusan pengembangannya ?
3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan
memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang
tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal
tersebut dapat diterapkan ?.
4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
5. Terapkan alternatif tersebut.
6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan
yang telah dilakukan terhadap sistem.
Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :
+--------------------------------------------------------------------------+
:No: Teori Sistem Umum : Kepentingannya bagi disain sistem informasi:
+--------------------------------------------------------------------------+
:1 : Komponen-komponen dari : Gambarkan komponen-komponen dan hubungan :
: : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis :
+--------------------------------------------------------------------------+
:2 : Sebuah sistem adalah : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan :
: : suatu keseluruhan : sistem sebelum menguji sub sistem :
+--------------------------------------------------------------------------+
:3 : Sistem adalah pengejar : Apa tujuan sebuah sistem informasi ? :
: : tujuan (goal seeking) : :
+--------------------------------------------------------------------------+
:4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan :
: : dan keluaran : masukan dan keluaran :
+--------------------------------------------------------------------------+
:5 : Sistem mengubah masukan : Satu tugas utama disain adalah menentukan :
: : untuk menghasilkan : pengolahan untuk membuat keluaran dari :
: : keluaran : masukan :
+--------------------------------------------------------------------------+
:6 : Sistem menunjukkan : Pengolahan informasi adalah hal krisis :
: : adanya entropi : bagi keberhasilan sebuah organisasi :
+--------------------------------------------------------------------------+
:7 : Sistem harus : Sistem informasi membantu mengendalikan :
: : dikendalikan : organisasi; sistem informasi harus :
: : : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja :
: : : mereka serta harus dikendalikan :
+--------------------------------------------------------------------------+
:8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas :
: : : yang berhirarki; sistem terdiri dari :
: : : hirarki subsistem :
+--------------------------------------------------------------------------+
:9 : Sistem memperlihatkan : Sistem informasi mempunyai banyak bagian- :
: : adanya diferensiasi : bagian khusus :
+--------------------------------------------------------------------------+
:10: Sistem memperlihatkan : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah :
: : adanya equifinality : sistem untuk mencapai sasaran yang :
: : : dikehendaki :
+--------------------------------------------------------------------------+
Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi
mempunyai :
a. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa
subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki
fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.
Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,
sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,
kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk
mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat
beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program
adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan
data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan
adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang
jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-
laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak
akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan
yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah
landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan
pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang
rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian
transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai
fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem,
untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat
input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan dalam menganalisis sistem :
1. Definisikan masalahnya.
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah
mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output
kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.
2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang
lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit
untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang
dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan
mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman
tentang sistem.
a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan
lingkungan?
c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir
serta apa rumusan pengembangannya ?
3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan
memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang
tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal
tersebut dapat diterapkan ?.
4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
5. Terapkan alternatif tersebut.
6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan
yang telah dilakukan terhadap sistem.
Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :
+--------------------------------------------------------------------------+
:No: Teori Sistem Umum : Kepentingannya bagi disain sistem informasi:
+--------------------------------------------------------------------------+
:1 : Komponen-komponen dari : Gambarkan komponen-komponen dan hubungan :
: : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis :
+--------------------------------------------------------------------------+
:2 : Sebuah sistem adalah : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan :
: : suatu keseluruhan : sistem sebelum menguji sub sistem :
+--------------------------------------------------------------------------+
:3 : Sistem adalah pengejar : Apa tujuan sebuah sistem informasi ? :
: : tujuan (goal seeking) : :
+--------------------------------------------------------------------------+
:4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan :
: : dan keluaran : masukan dan keluaran :
+--------------------------------------------------------------------------+
:5 : Sistem mengubah masukan : Satu tugas utama disain adalah menentukan :
: : untuk menghasilkan : pengolahan untuk membuat keluaran dari :
: : keluaran : masukan :
+--------------------------------------------------------------------------+
:6 : Sistem menunjukkan : Pengolahan informasi adalah hal krisis :
: : adanya entropi : bagi keberhasilan sebuah organisasi :
+--------------------------------------------------------------------------+
:7 : Sistem harus : Sistem informasi membantu mengendalikan :
: : dikendalikan : organisasi; sistem informasi harus :
: : : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja :
: : : mereka serta harus dikendalikan :
+--------------------------------------------------------------------------+
:8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas :
: : : yang berhirarki; sistem terdiri dari :
: : : hirarki subsistem :
+--------------------------------------------------------------------------+
:9 : Sistem memperlihatkan : Sistem informasi mempunyai banyak bagian- :
: : adanya diferensiasi : bagian khusus :
+--------------------------------------------------------------------------+
:10: Sistem memperlihatkan : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah :
: : adanya equifinality : sistem untuk mencapai sasaran yang :
: : : dikehendaki :
+--------------------------------------------------------------------------+
Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi
Langganan:
Postingan (Atom)